JOB DESCRIPTION BUYER SECTION HEAD
Pembelian (purchasing) adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan
barang atau jasa untuk membantu fungsi produksi, distribusi atau penjualan.
Bagian yang menangani atau melakukan pembelian ini adalah Purchasing Department
(Bagian Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement
Department (Bagian Pengadaan).
Peran Pembelian Dalam Perusahaan
Pembelian mempunyai peranan yang penting bagi
perusahaan. Peranan tersebut antara lain sebagai berikut:
A. Salah
Satu Fungsi Penting Dalam Bisnis
Dalam perusahaan selalu ada 6 fungsi pokok yang
dijalankan, yaitu creation function (Pencipta ide atau gagasan), finance
function (Pengumpul, perencana dan pengawas keuangan), personel function
(Pengelola sumber daya manusia), purchasing function (Pengadaan barang/jasa),
conversion function (Pengubah bahan produksi) dan distribution function
(Penjualan barang/jasa yang dihasilkan).
Tanpa adanya salah satu fungsi diatas, sulit bagi
perusahaan untuk dapat beroperasi dengan lancar. Sesuai dengan skala perusahaan
beberapa bagian tersebut biasannya dapat dirangkap oleh satu atau dua bagian,
tetapi bagian tersebut tetap harus ada dalam suatu perusahaan demi kelancaran
perusahaan itu sendiri.
B. Sebagai
Profit Centre Perusahaan
Bagian pembelian dapat dikatakan sebagai profit centre
karena bagian ini dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Pada awalnya
bagian pembelian dianggap sebagai cost centre, karena bagian ini merupakan
bagian yang selalu mengeluarkan biaya. Tetapi ketika bagian ini menekan sedikit
pengeluaran dari proses pembelian yang dilakukannya, makan bagian ini dapat
meningkatkan jumlah keuntungan yang didapat suatu perusahaan.
C. Sebagai
Fungsi Strategis Perusahaan
Fungsi pembelian dikatakan fungsi strategis dalam
perusahaan karena merupakan fungsi vital dalam suatu perusahaan dan merupakan
fungsi yang juga dapat mempengaruhi keuntungan dari perusahaan sehingga mampu
memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan.
Berikut
adalah job description dari purchasing
:
1.
Melakukan pemilihan / seleksi calon vendor
atau supplier sesuai kriteria yang diharapakan perusahaan.
2.
Menjalin hubungan kerjasama yang sehat dengan
vendor atau supplier.
3.
Menerima PR (Purchase Request) dari departemen terkait untuk diproses menjadi PO
(Purchase Order).
4.
Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke Vendor, agar proses pembelian
dapat berjalan dengan baik sesuai jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.
5.
Melakukan proses pembelian barang agar
tersedianya barang sesuai dengan permintaan kebutuhan pada setiap departemen,
agar operasional perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan.
6.
Melakukan input biaya - biaya yang timbul akibat
dari pembelian barang yang dibebankan kepada penerima barang.
7.
Membuat laporan bulanan mengenai pembelian
dan outstanding PO, untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan
keputusan.
8.
Mereview kinerja para vendor atau supplier
apakah service sudah sesuai dengan yang sudah disepakati bersama.
Purchasing
Business Process
