JOB DESCRIPTION DAN BISNIS PROSES BUYER SECTION HEAD

JOB DESCRIPTION BUYER SECTION HEAD

Pembelian (purchasing) adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk membantu fungsi produksi, distribusi atau penjualan. Bagian yang menangani atau melakukan pembelian ini adalah Purchasing Department (Bagian Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement Department (Bagian Pengadaan).

Peran Pembelian Dalam Perusahaan

Pembelian mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan. Peranan tersebut antara lain sebagai berikut:

A. Salah Satu Fungsi Penting Dalam Bisnis

Dalam perusahaan selalu ada 6 fungsi pokok yang dijalankan, yaitu creation function (Pencipta ide atau gagasan), finance function (Pengumpul, perencana dan pengawas keuangan), personel function (Pengelola sumber daya manusia), purchasing function (Pengadaan barang/jasa), conversion function (Pengubah bahan produksi) dan distribution function (Penjualan barang/jasa yang dihasilkan).

Tanpa adanya salah satu fungsi diatas, sulit bagi perusahaan untuk dapat beroperasi dengan lancar. Sesuai dengan skala perusahaan beberapa bagian tersebut biasannya dapat dirangkap oleh satu atau dua bagian, tetapi bagian tersebut tetap harus ada dalam suatu perusahaan demi kelancaran perusahaan itu sendiri.

B. Sebagai Profit Centre Perusahaan

Bagian pembelian dapat dikatakan sebagai profit centre karena bagian ini dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Pada awalnya bagian pembelian dianggap sebagai cost centre, karena bagian ini merupakan bagian yang selalu mengeluarkan biaya. Tetapi ketika bagian ini menekan sedikit pengeluaran dari proses pembelian yang dilakukannya, makan bagian ini dapat meningkatkan jumlah keuntungan yang didapat suatu perusahaan. 

C. Sebagai Fungsi Strategis Perusahaan

Fungsi pembelian dikatakan fungsi strategis dalam perusahaan karena merupakan fungsi vital dalam suatu perusahaan dan merupakan fungsi yang juga dapat mempengaruhi keuntungan dari perusahaan sehingga mampu memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan.

Berikut adalah job description dari purchasing :

1.    Melakukan pemilihan / seleksi calon vendor atau supplier sesuai kriteria yang diharapakan perusahaan.

2.    Menjalin hubungan kerjasama yang sehat dengan vendor atau supplier.

3.    Menerima PR (Purchase Request) dari departemen terkait untuk diproses menjadi PO (Purchase Order).

4.    Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke Vendor, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.

5.    Melakukan proses pembelian barang agar tersedianya barang sesuai dengan permintaan kebutuhan pada setiap departemen, agar operasional perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

6.    Melakukan input biaya - biaya yang timbul akibat dari pembelian barang yang dibebankan kepada penerima barang.

7.    Membuat laporan bulanan mengenai pembelian dan outstanding PO, untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan keputusan.

8.    Mereview kinerja para vendor atau supplier apakah service sudah sesuai dengan yang sudah disepakati bersama. 

 

Purchasing Business Process

 

 

pdf 

doc

Install ADempiere

Sekilas tentang Adempiere

            Nama “Adem” berasal dari bahasa Itali dengan arti untuk memenuhi (to fulfill) tapi dalam hal ini memberi makna lebih luas yakni menyelesaikan (to complete), pencapaian (reach), pelaksanaan/berlatih (practice), menampilkan kemampuan/kewajiban (perform the duties of), atau tanpa biaya (free) ini juga berarti penghargaan dan penghormatan.

Adempiere adalah aplikasi bisnis lengkap yang saling terintegrasi antara sistem Accounting, Finance, Sales, Purchasing, Inventory, Customer Relationships Management, Web Store, dan Business Intelligence. Dengan sistem yang terintegrasi ini, Adempiere dapat men-sinkronisasi dan mengoordinasi seluruh proses bisnis dengan lisensi GPL sehingga tidak perlu membayar lisensi (anda hanya perlu membayar lisensi untuk software pendukung seperti OS, Database, dll apabila diperlukan).

Dengan Aplikasi ERP, perusahaan dapat mengintegrasikan seluruh proses bisnis perusahaan, sehinga dengan satu kali klik bisa mendapatkan laporan keuangan secara menyeluruh dan realtime. Sehingga perusahaan akan dapat lebih mudah mengontrol dan menekan biaya/cost serendah mungkin, serta mendorong penjualan/sales setinggi mungkin sehingga akan mendongkrak pendapatan perusahaan secara signifikan

Adempiere diprakarsai komunitas untuk mengembangkan dan mendukung solusi bisnis sumber terbuka dengan menyedikan fungsionalitas sebuah enterprise resource planning (ERP), customer relationship management (CRM), dan suplay chain management (SCM). Proyek ADempiere didirikan bulan September 2006 sebagai tindak lanjut ketidak sepakatan para pengembang compiere dengan perusahaan komersil dibelakangnya : Compiere inc. Pengembang proyek ADempiere adalah murni opensource menggunakan kode basis seputar proyek compiere.

Adempiere ERP multiplatform dan portable, Adempiere yang berjalan diatas Java,  sehingga bisa berjalan MacOS, Windows, Linux, ataupun Solaris dengan baik. Adempiere sangat cocok bagi anda yang menghendaki menggunakan aplikasi sekelas Compiere yang full feature namun masih free (tidak harus bayar), tentu Adempiere menjadi pilihan utama. seperti halnya Compiere.

            Apa sebenarnya yang membuat Adempiere ini berbeda dibandingkan dengan produk opensource lainnya? Ada beberapa yang membuat Adempiere ini sangat berbeda dibandingkan dengan teknologi lain, diantaranya : Adempiere meliliki skema referensi yang memungkinkan diupgrade ke versi terbaru tanpa merubah data  dan dengan sedikit melakukan migrasi data.

            ADempiere ERP telah sukses diimplementasikan di berbagai perusahaan di dunia termasuk di Indonesia, baik untuk perusahaan distribusi dan jasa, manufaktur, otomotif, pertambangan, hingga perkebunan dan lain lain. Minimnya informasi dan sosialisasi serta pelatihan ADempiere membuat masih sedikitnya perusahaan yang mampu memanfaatkan ADempiere sebagai aplikasi ERP modern yang memiliki banyak kelebihan namun dapat digunakan dengan lisensi gratis yang berbasis opensource.

Berikut adalah langkah - langkah instalasi ADempiere :

word
pdf

Tugas ERP 2 tentang BB Flashback Modeler dan BizAgi Process Modeler

BB Flashback Modeler digunakan untuk merekam dan memutar video dengan format BB Flashback Movie. Dalam tugas ke dua ini saya diharuskan mencoba file BB Flashback Movie yang diberikan saat kuliah ERP. Berikut hasil percobaan saya memutar beberapa file adempire yang telah disreenshoot :

BizAgi Process Modeler merupakan software yang digunakan untuk membuat suatu bisnis proses, software ini juga dapat memberikan simulasi dan peringatan apabila sistem bisnis proses tersebut ada masalah. Berikut contoh screenshoot percobaan saya pada software BizAgi Process Modeler :

  

ENTERPRISE RESOUCE PLANNING SYSTEM

PAYABLES

Modul payables adalah proses terakhir dalam pengadaan aliran dana pembayaran. ini mengatur soal faktur (menciptakan liability) dan payment (menghapus liability).

Akun payables adalah subledger dimana sistem mencatat apa yang dipinjam oleh suppliers (kreditur) atas barang dan jasa yang telah disediakan. Karena pada kenyataanya bahwa ada  banyak  kasus, jeda antara saat barang atau jasa diserahkan dan waktu saat faktur diterima, serta periode sebelum  pembayaran dilakukan, ini dicatat sebagai utang (liability) dalam perusahaan.

Bab ini memberikan gambaran sebagai berikut:

• Pertimbangan supplier payables spesifik

• Pembuatan non-PO yg sesuai dg faktur

• Pembuatan dan proses laporan pengeluaran

• Pembuatan PO yg sesuai dg faktur

• Pembuatan memo debit otomatis

• Pembuatan pembayaran

• Ikhtisar bank dan penggunaannya dalam proses pembayaran

• Pertimbangan selama close process

Suppliers Payables Specific

Pada bagian ini kita membahas mengenai pengertian suppliers pada bab sebelumnya tapi ada beberapa hal penting yg hanya berkaitan dg payables.

Pada kebanyakan perusahaan, kelompok pembelian memiliki proses bisnis untuk menciptakan suppliers. Namun, ada syarat pembayaran dan rincian lain yg berkaitan yang dikelola oleh kelompok akuntansi, terutama kelompok payables. Jika organisasi Anda menggunakan Transfer Dana Elektronik (EFT), kelompok treasury juga bisa terlibat untuk menentukan bank yang pembayaran memungkinkan untuk ditransmisikan langsung ke akun bank suppliers. Bank juga diperlukan untuk melakukan pembayaran cek dan metode pembayaran lainnya.

Configuration

Default untuk pengolahan payables didefinisikan dalam pilihan payables dan ini akan memungkinkan entri data lebih cepat dan akan mengalir ke supplier , situs suppliers , dan transaksi faktur . Unsur-unsur standar data dapat diubah

• Pilihan Keuangan mengstandarkan informasi akuntansi. Hanya liability dan rekening pembayaran di muka yg dapat diubah untuk catatan suppliers .

• Payables Option default elemen data lain dan mengendalikan bagaimana transaksi diproses . Berikut ini adalah beberapa daftar:

° Automatic Offset: Jika Anda menggunakan segmen multiple balancing bernilai E-Business Suite menyediakan fungsi untuk memungkinkan merekam liability dg akurat untuk balancing segmen yg sesuai.

° Currency tab: Ini mendefinisikan bagaimana untuk memproses transaksi multi-currency. Hal ini juga mengidentifikasi rekening yang digunakan untuk mendeteksi keuntungan dan kerugian .

° Invoice processing: Hal ini memungkinkan pilihan bagaimana GL Date (Accounting Date ) digunakan pada transaksi antara default lainnya .

° Invoice Approval: Menggunakan dengan alur kerja ( atau AME ) juga pilihan.

° Expense Reports transaction option, pilihan pencocokan PO untuk data transformasi.

° Pembayaran terkait opsi pemrosesan transaksi .

Transactions

Transaksi dalam payables dikelola dari berbagai sumber atau jenis sebagai berikut:

• Entri Manual untuk non-PO yg sesuai dg faktur

• Entri Manual untuk PO yg cocok dg faktur

• memo Kredit

• memo Debet

• Expense reports (ini adalah bagian dari produk Oracle Projects dan membutuhkan proses terpisah untuk disampaikan kepada AP Faktur)

• faktur Bunga

iExpenses

iExpense memiliki kerangka interface web (juga disebut Aplikasi Self Service), untuk masukkan  pengelolaan, dan memantau laporan pengeluaran Anda. Ada beberapa  cara agar Anda dapat memasukkan transaksi tersebut. Yaitu sebagai berikut:

• manual

• Impor dari template spreadsheet

• Impor dari penyedia kartu kredit

iExpense bekerja sama dengan aplikasi lain untuk menyediakan rangkaian lengkap layanan ditujukan untuk mengelola dan merampingkan semua aspek dari proses laporan pengeluaran:

• Oracle Payables

• Oracle Projects

·   Oracle Grants Accounting

• Oracle Approvals Management

• Oracle Application Framework

iExpense tidak mendukung Multi-Organisasi Access Control; dan terkait dengan hanya satu unit operasi pada suatu waktu

Approvals

iExpenses dapat bekerja dengan alur kerja standar untuk mengelola persetujuan. Ini merupakan jalur tunggal untuk mendapatkan persetujuan dan dikelola dengan hirarki yang dibangun berdasarkan kombinasi dari pusat biaya dan karyawan. Ini didefinisikan dalam Payables. Jenis persetujuan ini sangat mendasar dan memungkinkan manajer Anda, atau atasannya, menyetujui laporan pengeluaran Anda berdasarkan wewenang yang telah ditetapkan dalam system.

Invoicing

Transaksi pertama dalam payables adalah faktur. Ada beberapa jenis faktur yg dapat anda buat dan telah terdaftar di bagian yang berhubungan dengan transaksi sebelumnya dalam bab ini.

Namun, proses selanjutnya memungkinkan Anda untuk membuat laporan biaya sebagai faktur sehingga Anda dapat membayar berdasarkan dokumen itu. Anda dapat membayar faktur asalkan faktur itu valid dan tidak ditahan.

Expense Report

Laporan expense harus dibuat sebagai faktur untuk diproses mjd pembayaran. Sebuah transaksi laporan expense bukan merupakan transaksi Oracle Account Payables, itu adalah transaksi Oracle Project. Sebuah proses, Laporan Biaya Ekspor, harus diserahkan untuk mengubah laporan pengeluaran ini sebagai faktur AP. Faktur AP diciptakan oleh proses ini , yaitu dari jenis Laporan Biaya. Hal ini memerlukan konfigurasi untuk karyawan yang akan dibuat sebagai pemasok otomatis

Automatic Debit Memo

Metode otomatis yg lainuntuk membuat transaksi faktur adalah ketika Anda memilih menggunakan Return to Supplier ( RTS ) sesuai fungsinya. Fungsi ini juga disebut " Auto - Invoicing" . Fitur ini dapat dikonfigurasi untuk supplier khusus /situs supplier. Fungsi ini memungkinkan memo debit yang akan dibuat ketika kembali ke transaksi  supplier diproses .

Ini membutuhkan penerimaan dan faktur telah diciptakan dengan cara mencocokkan PO / Penerimaan transaksi .

Pay On Receipt

Pay On Receipt pada hakikatnya memungkinkan pembuatan faktur berdasarkan tanda terima transaksi. Setelah penerimaan telah ditransaksikan dalam system, pengguna harus menjalankan program, Pay On Receipt AutoInvoice, yang menciptakan faktur untuk penerimaan jumlah dalam Payables. Program ini dijalankan dari pembelian.

Fungsi ini biasanya digunakan dalam hubungannya dengan fungsi auto Debit Memo (RTS) untuk mengelola pelacakan yg mudah atas keseimbangan dg Supplier.

"Pay on Receipt Auto Invoice" tidak untuk koreksi. Fungsi ini saat ini tidak didukung. Beberapa peningkatan permintaan telah diajukan.

Standard Invoices

Faktur standar dibuat secara manual dan jg dicocokkan untuk membeli transaksi pesanan. Ketika dicocokkan dengan PO , kuantitas , jumlah, harga rincian , dan akuntansi yg akan mendefault garis PO yang dicocokan. Rincian ini tidak dapat diubah pada faktur .

Konfigurasi dapat mendefault elemen data sebagai berikut yg diperlukan untuk memproses faktur pengolahan :

• Cara Pembayaran

• Syarat

• PayGroup

Procurement card transactions

Procurement card adalah kartu kredit yg masalah keorganisasiannya kepada karyawan untuk biaya resmi. Transaksi tersebut diimpor dari feed bahwa kartu kredit penerbit / memberikan kepada organisasi. E-Business Suite menyediakan program generic untuk mengelola impor ini dari perusahaan pengolahan kartu kredit utama.

Setelah diimpor transaksi tersebut ditampilkan untuk verifikasi karyawan dan persetujuan dari manajer . Ini transaksi beban laporan disetujui diciptakan sebagai Hutang Faktur .

Hold management

Hold manajemen merupakan aspek penting dari kontrol yg dibangun ke dalam system ketika bertransaksi PO faktur cocok. Ada berbagai macam jenis Holds, dan mereka dapat dipisahkan menjadi dua kelompok sebagai berikut:

• Gelar yang memungkinkan akuntansi

• Gelar yang tidak memungkinkan akuntansi

Semua holds membatasi pembayaran tagihan

Sistem holds ditempatkan oleh E-Business Suite dan tidak bisa dilepaskan oleh pengguna. Anda harus memperbaiki situasi kesalahan dan holds akan secara otomatis dibebaskan. Holds ditempatkan dan dilepaskan ketika "Faktur Validasi" Program disampaikan. Setiap transaksi faktur harus divalidasi sebelum Anda dapat mengolahnya untuk pembayaran. Validasi Faktur selain mengelola holds juga memeriksa ketidakakuratan dan ketidakkonsistenan data dalam invoice dan memvalidasi informasi akuntansi. Validasi proses juga menghitung varians pajak, dan faktur.