PAYABLES
Modul payables adalah proses terakhir dalam pengadaan aliran dana pembayaran. ini mengatur soal faktur (menciptakan liability) dan payment (menghapus liability).
Akun payables adalah subledger dimana sistem mencatat apa yang dipinjam oleh suppliers (kreditur) atas barang dan jasa yang telah disediakan. Karena pada kenyataanya bahwa ada banyak kasus, jeda antara saat barang atau jasa diserahkan dan waktu saat faktur diterima, serta periode sebelum pembayaran dilakukan, ini dicatat sebagai utang (liability) dalam perusahaan.
Bab ini memberikan gambaran sebagai berikut:
• Pertimbangan supplier payables spesifik
• Pembuatan non-PO yg sesuai dg faktur
• Pembuatan dan proses laporan pengeluaran
• Pembuatan PO yg sesuai dg faktur
• Pembuatan memo debit otomatis
• Pembuatan pembayaran
• Ikhtisar bank dan penggunaannya dalam proses pembayaran
• Pertimbangan selama close process
Suppliers Payables Specific
Pada bagian ini kita membahas mengenai pengertian suppliers pada bab sebelumnya tapi ada beberapa hal penting yg hanya berkaitan dg payables.
Pada kebanyakan perusahaan, kelompok pembelian memiliki proses bisnis untuk menciptakan suppliers. Namun, ada syarat pembayaran dan rincian lain yg berkaitan yang dikelola oleh kelompok akuntansi, terutama kelompok payables. Jika organisasi Anda menggunakan Transfer Dana Elektronik (EFT), kelompok treasury juga bisa terlibat untuk menentukan bank yang pembayaran memungkinkan untuk ditransmisikan langsung ke akun bank suppliers. Bank juga diperlukan untuk melakukan pembayaran cek dan metode pembayaran lainnya.
Configuration
Default untuk pengolahan payables didefinisikan dalam pilihan payables dan ini akan memungkinkan entri data lebih cepat dan akan mengalir ke supplier , situs suppliers , dan transaksi faktur . Unsur-unsur standar data dapat diubah
• Pilihan Keuangan mengstandarkan informasi akuntansi. Hanya liability dan rekening pembayaran di muka yg dapat diubah untuk catatan suppliers .
• Payables Option default elemen data lain dan mengendalikan bagaimana transaksi diproses . Berikut ini adalah beberapa daftar:
° Automatic Offset: Jika Anda menggunakan segmen multiple balancing bernilai E-Business Suite menyediakan fungsi untuk memungkinkan merekam liability dg akurat untuk balancing segmen yg sesuai.
° Currency tab: Ini mendefinisikan bagaimana untuk memproses transaksi multi-currency. Hal ini juga mengidentifikasi rekening yang digunakan untuk mendeteksi keuntungan dan kerugian .
° Invoice processing: Hal ini memungkinkan pilihan bagaimana GL Date (Accounting Date ) digunakan pada transaksi antara default lainnya .
° Invoice Approval: Menggunakan dengan alur kerja ( atau AME ) juga pilihan.
° Expense Reports transaction option, pilihan pencocokan PO untuk data transformasi.
° Pembayaran terkait opsi pemrosesan transaksi .
Transactions
Transaksi dalam payables dikelola dari berbagai sumber atau jenis sebagai berikut:
• Entri Manual untuk non-PO yg sesuai dg faktur
• Entri Manual untuk PO yg cocok dg faktur
• memo Kredit
• memo Debet
• Expense reports (ini adalah bagian dari produk Oracle Projects dan membutuhkan proses terpisah untuk disampaikan kepada AP Faktur)
• faktur Bunga
iExpenses
iExpense memiliki kerangka interface web (juga disebut Aplikasi Self Service), untuk masukkan pengelolaan, dan memantau laporan pengeluaran Anda. Ada beberapa cara agar Anda dapat memasukkan transaksi tersebut. Yaitu sebagai berikut:
• manual
• Impor dari template spreadsheet
• Impor dari penyedia kartu kredit
iExpense bekerja sama dengan aplikasi lain untuk menyediakan rangkaian lengkap layanan ditujukan untuk mengelola dan merampingkan semua aspek dari proses laporan pengeluaran:
• Oracle Payables
• Oracle Projects
· Oracle Grants Accounting
• Oracle Approvals Management
• Oracle Application Framework
iExpense tidak mendukung Multi-Organisasi Access Control; dan terkait dengan hanya satu unit operasi pada suatu waktu
Approvals
iExpenses dapat bekerja dengan alur kerja standar untuk mengelola persetujuan. Ini merupakan jalur tunggal untuk mendapatkan persetujuan dan dikelola dengan hirarki yang dibangun berdasarkan kombinasi dari pusat biaya dan karyawan. Ini didefinisikan dalam Payables. Jenis persetujuan ini sangat mendasar dan memungkinkan manajer Anda, atau atasannya, menyetujui laporan pengeluaran Anda berdasarkan wewenang yang telah ditetapkan dalam system.
Invoicing
Transaksi pertama dalam payables adalah faktur. Ada beberapa jenis faktur yg dapat anda buat dan telah terdaftar di bagian yang berhubungan dengan transaksi sebelumnya dalam bab ini.
Namun, proses selanjutnya memungkinkan Anda untuk membuat laporan biaya sebagai faktur sehingga Anda dapat membayar berdasarkan dokumen itu. Anda dapat membayar faktur asalkan faktur itu valid dan tidak ditahan.
Expense Report
Laporan expense harus dibuat sebagai faktur untuk diproses mjd pembayaran. Sebuah transaksi laporan expense bukan merupakan transaksi Oracle Account Payables, itu adalah transaksi Oracle Project. Sebuah proses, Laporan Biaya Ekspor, harus diserahkan untuk mengubah laporan pengeluaran ini sebagai faktur AP. Faktur AP diciptakan oleh proses ini , yaitu dari jenis Laporan Biaya. Hal ini memerlukan konfigurasi untuk karyawan yang akan dibuat sebagai pemasok otomatis
Automatic Debit Memo
Metode otomatis yg lainuntuk membuat transaksi faktur adalah ketika Anda memilih menggunakan Return to Supplier ( RTS ) sesuai fungsinya. Fungsi ini juga disebut " Auto - Invoicing" . Fitur ini dapat dikonfigurasi untuk supplier khusus /situs supplier. Fungsi ini memungkinkan memo debit yang akan dibuat ketika kembali ke transaksi supplier diproses .
Ini membutuhkan penerimaan dan faktur telah diciptakan dengan cara mencocokkan PO / Penerimaan transaksi .
Pay On Receipt
Pay On Receipt pada hakikatnya memungkinkan pembuatan faktur berdasarkan tanda terima transaksi. Setelah penerimaan telah ditransaksikan dalam system, pengguna harus menjalankan program, Pay On Receipt AutoInvoice, yang menciptakan faktur untuk penerimaan jumlah dalam Payables. Program ini dijalankan dari pembelian.
Fungsi ini biasanya digunakan dalam hubungannya dengan fungsi auto Debit Memo (RTS) untuk mengelola pelacakan yg mudah atas keseimbangan dg Supplier.
"Pay on Receipt Auto Invoice" tidak untuk koreksi. Fungsi ini saat ini tidak didukung. Beberapa peningkatan permintaan telah diajukan.
Standard Invoices
Faktur standar dibuat secara manual dan jg dicocokkan untuk membeli transaksi pesanan. Ketika dicocokkan dengan PO , kuantitas , jumlah, harga rincian , dan akuntansi yg akan mendefault garis PO yang dicocokan. Rincian ini tidak dapat diubah pada faktur .
Konfigurasi dapat mendefault elemen data sebagai berikut yg diperlukan untuk memproses faktur pengolahan :
• Cara Pembayaran
• Syarat
• PayGroup
Procurement card transactions
Procurement card adalah kartu kredit yg masalah keorganisasiannya kepada karyawan untuk biaya resmi. Transaksi tersebut diimpor dari feed bahwa kartu kredit penerbit / memberikan kepada organisasi. E-Business Suite menyediakan program generic untuk mengelola impor ini dari perusahaan pengolahan kartu kredit utama.
Setelah diimpor transaksi tersebut ditampilkan untuk verifikasi karyawan dan persetujuan dari manajer . Ini transaksi beban laporan disetujui diciptakan sebagai Hutang Faktur .
Hold management
Hold manajemen merupakan aspek penting dari kontrol yg dibangun ke dalam system ketika bertransaksi PO faktur cocok. Ada berbagai macam jenis Holds, dan mereka dapat dipisahkan menjadi dua kelompok sebagai berikut:
• Gelar yang memungkinkan akuntansi
• Gelar yang tidak memungkinkan akuntansi
Semua holds membatasi pembayaran tagihan
Sistem holds ditempatkan oleh E-Business Suite dan tidak bisa dilepaskan oleh pengguna. Anda harus memperbaiki situasi kesalahan dan holds akan secara otomatis dibebaskan. Holds ditempatkan dan dilepaskan ketika "Faktur Validasi" Program disampaikan. Setiap transaksi faktur harus divalidasi sebelum Anda dapat mengolahnya untuk pembayaran. Validasi Faktur selain mengelola holds juga memeriksa ketidakakuratan dan ketidakkonsistenan data dalam invoice dan memvalidasi informasi akuntansi. Validasi proses juga menghitung varians pajak, dan faktur.
